FAQS
Preguntas frecuentes sobre delibera
1. ¿Qué diferencia a delibera de otras herramientas de comunicación y colaboración para empresas?
Ambos tipos de herramientas cubren actividades necesarias, pero distintas.
El email y plataformas como Slack, Yammer, Chatter, etc. sirven para intercambiar información, gestionar tareas y organizar el trabajo de equipo, pero no para pensar juntos de manera ordenada. Todas ellas siguen el timeline.
Delibera sirve para pensar juntos, estructurando las conversaciones importantes de modo que las aportaciones se ordenan por su sentido y calidad.
Delibera logra esto a través de plantillas avanzadas para la deliberación, con una estructura distinta en función del objetivo que se persigue: preguntar SÍ/NO, priorizar entre una lista de opciones, obtener sugerencias, evaluar alternativas, asignar porcentajes, realizar seguimiento de iniciativas y compromisos, optimizar reuniones y formalizar sus decisiones…
Cada tipo de conversación requiere una estructura adecuada para que fluya y se alcancen los resultados deseados. Al estructurar las conversaciones, crece la calidad de las interacciones entre personas, pasando del mero intercambio básico de opiniones o el debate donde unos ganan y otros pierden, a la deliberación, que nos permite pensar y avanzar juntos.
2. ¿Qué me aporta delibera distinto a las herramientas de encuestas que sí tienen cierta estructura y además suelen ser gratis?
En las encuestas cada uno responde en solitario y no se produce la deliberación entre los participantes. Sirven para agregar datos recogidos de manera individual. Se usan para extraer “instantáneas” del estado de una opinión, pero no permiten pensar y avanzar juntos. Delibera añade el valor de la conversación inteligente sobre las opiniones.
3. ¿Qué me aporta delibera para el seguimiento de proyectos, iniciativas, compromisos frente a las herramientas de gestión de proyectos y tareas o similares?
Te ayuda a reducir drásticamente el número de reuniones de seguimiento. ¿Cómo?
Herramientas como Asana, Trello, Wunderlist, etc. son para que el Project Manager organice secuencias de tareas, fechas y responsables dentro de su proyecto.
Delibera se sitúa en el nivel superior, el de los líderes que tienen bajo su responsabilidad a varios Project Managers y a personas con encargos concretos e importantes. A través de sus plantillas, en particular la de Seguimiento, se asegura un reporting ágil y deliberativo que reduce drásticamente el enorme número de reuniones que solían tenerse para seguir los proyectos. En esta plantilla los Project Managers reportan a quien les hizo el encargo, sintetizando los avances -con métricas o sin ellas-, aclarando si tienen cuellos de botella o requieren una reunión, y señalando las acciones correctivas.
4. ¿Qué me aporta delibera frente a otras plataformas de generación de ideas?
Frente a plataformas como puede ser OpenIdeo, Ideas4all, InQbet… con delibera las ideas se pueden organizar según categorías fijadas por quien crea la conversación y deliberar mejor entre todas las personas; pero además, combinando otras plantillas, las ideas pueden filtrarse, priorizarse según distintos parámetros, e impulsar su ejecución de modo integral en la transformación de las organizaciones, con un proceso ajustable a cada tipo de problemática.
5. Mis participantes son muy poco “digitales” ¿Cómo sé que nos va a funcionar delibera? ¿Se requiere formación para los usuarios?
Delibera es sencillo de utilizar, no requiere formación de ningún tipo para el usuario. Ha demostrado su usabilidad en todos los casos, con independencia del perfil del colectivo y del tipo de vínculos entre los miembros de la organización. Las personas reciben una notificación por email y empiezan a participar. Cada plantilla tiene unas sencillas instrucciones de uso, pero no es imprescindible leerlas. Es muy intuitiva. Las personas descubren y disfrutan de la estructura con naturalidad. Y además lo pueden hacer desde cualquier dispositivo: desktop, laptop, tablet, móvil. Al ser una herramienta cloud, basta con tener conexión a Internet.
6. ¿Quién puede o debería abrir conversaciones estructuradas con delibera en mi organización?
Por facilidad de uso está al alcance de cualquier persona. Otra cuestión es por cuál colectivo sería óptimo empezar en cada organización si se quieren estructurar las conversaciones importantes. Lo normal es empezar por el equipo de liderazgo, o de una parte de él, para luego ir descendiendo en cascada según lo vayan descubriendo.
Hay organizaciones en las que desde el principio todos los usuarios pueden abrir conversaciones. Es cuestión de que entiendan bien el valor de la conversación estructurada, y elijan si enviar un email o un delibera.
7. ¿Se necesita formación para abrir una conversación estructurada?
No. Abrir una conversación estructurada es muy intuitivo y requiere prácticamente el mismo tiempo que redactar un mail. Para abrir una conversación sólo hay que seguir paso a paso el formulario de creación en la plataforma (ponerle título a la conversación, describirla, invitar a participantes, ponerle un plazo de tiempo…). Para hacer esto no se necesita formación y te basta con los sencillos tutoriales que podrás ir encontrando.
8. ¿Es conveniente formar a alguien en la herramienta dentro de mi organización?
Sí, es conveniente según la naturaleza del puesto y la responsabilidad que tenga la persona en la organización. Merece la pena invertir un poco en su formación.
En delibera disponemos de unos programas condensados de certificación que inician en la Inteligencia Colaborativa y ayudan a extraer el máximo de cada conversación. Ilustran cómo plantear cada conversación, y ofrecen criterios para saber a quiénes y cuántos invitar, durante qué plazo de tiempo.
La certificación digital básica, con asistencia de expertos nuestros, para personas que van a tener que abrir conversaciones importantes y/o administradores, dura alrededor de dos horas y media y se realiza también en remoto por videoconferencia.
9. ¿Con qué tipo de conversaciones empiezo a probar delibera en mi organización?
Por cualquiera en la que haya necesidad de mejorar la interacción entre personas, sobre todo las conversaciones más complejas e importantes. En nuestra home encontrarás un listado de usos y beneficios de utilizar delibera. Algunos usos son de naturaleza más estratégica, orientados a reflexionar juntos para entender mejor dónde estamos y hacia dónde queremos ir, facilitando el alineamiento. Otros tienen que ver con agilizar y mejorar los procesos cotidianos de interacción interna en las organizaciones, haciéndolos más colaborativos. Y otros son de corte más organizativo, encaminados a crear la cultura del feedback y de la mejora continua, midiendo y premiando la colaboración. Se puede empezar por el nivel más alto de la organización, por un reto o proyecto determinado, por un área específica.
10. ¿Cómo me entero de lo que está pasando en mis conversaciones dentro de delibera?
Mediante un estudiado sistema de notificaciones por email, que te avisa cuando los demás participan, cuando alguien comenta sobre una aportación tuya o te menciona, y también te mantiene alerta de los plazos de cada conversación recordándote que tu participación es importante. Por supuesto, estas notificaciones son totalmente configurables por ti, pudiendo incluso programar resúmenes agregados.
11. ¿Cómo funciona delibera desde el punto de vista de sistemas? ¿Cómo lo contrato y cuánto me cuesta?
Delibera se ofrece en modalidad SaaS (Software as a Service); es decir está alojado en la nube, lo que significa que nosotros nos encargamos de todo para que el usuario final no tenga que hacer ningún tipo de instalación, ni mantenimiento del software, disfrutando de las actualizaciones continuas de forma automática. Nuestros servidores se encuentran en la nube de Amazon Irlanda y cumplen con los más altos estándares de seguridad. Las organizaciones que lo contratan pagan un fee mensual por usuario. Existen unas tarifas en función del número de usuarios activos al mes.
12. ¿Qué hay que hacer para empezar a utilizar delibera? ¿Cuánto tiempo me lleva ponerlo en marcha? ¿Hay que realizar alguna integración o parametrización de sistemas?
Contratarlo es inmediato desde el momento que nos contactas. Puedes utilizarlo sin integrarlo, o realizar una integración de Single Sign On si quieres que los usuarios accedan con sus claves corporativas. Esta integración bajo demanda implicaría 1-2 semanas de trabajo de nuestros técnicos en función de los requisitos de los sistemas de tu organización y tiene un cierto coste.
13. ¿Cómo invito a alguien a participar en una conversación de delibera?
Es algo tan simple como disponer de su correo electrónico e introducirlo en uno de los pasos donde creas la conversación, para que le llegue un email de invitación. Además, puedes invitar también a personas ajenas a tu organización si lo consideras oportuno.
14. ¿Qué medidas de seguridad tiene delibera para asegurarme que puedo tener ahí mis conversaciones importantes?
Hemos invertido mucho para hacer que delibera sea una herramienta segura y totalmente confiable, superando numerosas auditorías de seguridad de las empresas más exigentes del mundo. Puedes mantener las conversaciones importantes de tu organización con total tranquilidad; estarán siempre disponibles y respaldadas por copias de seguridad diarias. Serán confidenciales ya que gracias a nuestra estructura “multi-tenant” tus datos estarán totalmente separados de los de otros clientes y serán accesibles desde una URL personalizada. También serán confidenciales porque encriptamos los datos, tanto en tránsito vía certificados de seguridad SSL / HTTPS, como en reposo mediante encriptación del disco, base de datos y copias de seguridad. Por último, la integridad está garantizada ya que implementamos mecanismos de “audit-trail” para poder reconstruir eventos de datos si es necesario y “segregation of duties” donde los administradores no tienen acceso a las conversaciones de tu organización (a no ser que se solicite expresamente).
Además, nos auditamos con regularidad en los estándares internacionales más rigurosos ya que estamos certificados en la ISO 27001 de “Seguridad de la información” e ISO 27018 de “Protección de los datos personales”. Si quieres conocer más detalles sobre nuestras características de seguridad consúltalas aquí o ponte en contacto con nosotros.