Reforzar el uso de Microsoft 365/Teams para equipos de liderazgo

Cuándo aplica

Cuando los líderes de las organizaciones, por
convencimiento o por necesidad, se ven obligados a
trabajar en remoto con la totalidad o parte de sus organizaciones. Cuando se apuesta por Microsoft
365/Teams como entorno de comunicación y
trabajo compartido. Cuando se quieren mejorar los
procesos de gestión y del liderazgo, haciéndolos
más colaborativos, ejecutivos y digitales.

Problema que resuelve

Microsoft 365 / Teams te ayuda a realizar el trabajo remoto, facilitando comunicaciones (emails, chat, videoconferencias,...) y operaciones del día a día (compartir y editar documentos, gestionar tareas…). Esto es lo que se necesita en el 95% de las ocasiones. Pero suele resultar insuficiente para ayudar en la gestión de los líderes:

  • Cuando los temas son complejos y requieren una deliberación colectiva

  • Cuando hay muchos participantes que deben intervenir

  • Cuando la comunicación es deficiente por razones de conectividad

Valor añadido por delibera

delibera permite meter una capa de Inteligencia Colaborativa en Microsoft 365 / Teams y el trabajo remoto, facilitándolo y potenciándolo extraordinariamente para los líderes. En un 5% de las ocasiones, se necesita mantener deliberaciones para pensar, decidir y seguir.

  • Recoger ideas

  • Priorizar iniciativas y proyectos

  • Tomar decisiones clave

  • Gestionar reuniones con eficacia

  • Realizar seguimiento interactivo

  • Pedir feedback de calidad

Estructurando y combinando las conversaciones de forma progresiva, delibera permite a los líderes realizar procesos de gestión de forma asíncrona, de una manera mucho más colaborativa, ejecutiva y digital. A través de una integración sorprendentemente fácil en Teams, con un refuerzo mutuo.

Secuencia de plantillas 

Comunicaciones y actividades del día a día

Deliberaciones para pensar, decidir y seguir 

  • Enviar y recibir mensajes, chatear

  • Realizar video conferencias

En Teams o en una video conferencia se identifica un tema de calado ​que requiere reflexión profunda y se estructura la conversación en delibera con las personas adecuadas

  • Recoger ideas

  • Priorizar iniciativas y proyectos

  • Compartir y editar documentos

En Teams se informa del status de la conversación en delibera

Los proyectos priorizados en delibera son los que se ejecutan

  • Gestionar reuniones con eficacia

  • Tomar decisiones

  • Gestionar tareas

En delibera se valida con los usuarios y stakeholders clave el avance de los proyectos; aportan nuevas tareas a Planner

  • Realizar seguimiento interactivo

  • Gestionar proyectos

Dudas y decisiones complejas se identifican en los proyectos y se despejan en delibera

  • Pedir feedback de calidad

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Ejemplo de parametrización de Teams para comité de dirección 

Casos de éxito

  • El director de comunicaciones y marketing de una big 4 utiliza delibera integrado en Teams para gestionar las interacciones de su Comité de dirección. Ha creado las pestañas adecuadas para acceder a las plantillas de delibera: Reuniones, Seguimiento y otras para deliberaciones específicas. El resultado se nota en reuniones virtuales más cortas, más capacidad de reflexión y más agilidad en la toma de decisiones, extrayendo lo mejor de cada persona.

  • La oficina de transformación del área de operaciones de un banco líder utiliza delibera para su gestión en la optimización de procesos en oleadas cuatrimestrales. Con la plantilla de Ideas identifica iniciativas a poner en marcha, involucrando a todo el personal de operaciones. En el entorno de Teams se mantiene en contacto con todos los stakeholders clave de la oficina y realiza las reuniones virtuales. En delibera prioriza las iniciativas con la plantilla de Puntuaciones, con la de Seguimiento monitoriza el avance semanal de 50 proyectos (15 min para cada uno) sin necesidad de reunirse. Con la de Feedback asegura calidad de entregables. Y todo esto eleva los niveles de eficacia y eficiencia, con mayor satisfacción de usuarios y gestores.

  • Los grupos de trabajo en Agile de una multinacional tecnológica de referencia combinan las plantillas de delibera con las funcionalidades del entorno Microsoft 365, accediendo a través de Teams, para realizar su trabajo de una forma mucho más colaborativa, orientada al cliente, ejecutiva y digital. Los insights para las historias de usuario se recogen con una plantilla de Ideas. Se priorizan según impacto y factibilidad con una de Puntuaciones. Las tareas se gestionan en Planner o Projects según su complejidad. Las reuniones con otras áreas se formalizan en la plantilla de Reuniones. Los workshops se realizan de forma 100% digital, con distintas secuencias de plantillas. Y la validación del usuario se realiza con la plantilla de Feedback tanto de análisis funcionales como PMVs o entregables finales.      

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