Renforcer l'utilisation de Microsoft 365/Teams pour les équipes de direction

Dans quel cas?

Lorsque l'on souhaite améliorer les processus de gestion et de direction, en les rendant plus collaboratifs, exécutifs et numériques. Lorsque les leaders d'organisations, par conviction ou par nécessité, sont contraints de travailler à distance avec toute ou une partie de leurs organisations.

Lorsque l'on s'appuie sur Microsoft 365/Teams comme environnement de communication et de travail partagé.

Les problèmes résolus

Microsoft 365/Teams aide à travailler à distance, en facilitant les communications (email, chat, vidéoconférence...) et les opérations quotidiennes (partage et édition de documents, gestion des tâches...). C'est ce qui est nécessaire dans 95 % des cas. Mais c’est souvent insuffisant pour aider au management:

Lorsque les questions sont complexes et nécessitent une délibération collective
Quand de nombreux participants doivent intervenir
Lorsque la communication est insuffisante en raison de problèmes de connectivité
Quand on souhaite impliquer plusieurs géographies (fuseaux horaires, langues,..)

Valeur ajoutée par delibera

delibera permet de créer une couche d‘Intelligence Collaborative à Microsoft 365/Teams et au travail à distance, ce qui le rend extraordinairement facile et stimulant+ pour les leaders. Dans environ 5% des cas, des délibérations sont nécessaires pour réfléchir, décider et faire un suivi.

Recueillir des idées
Prioriser les initiatives et les projets
Prendre des décisions clés
Gérer efficacement les réunions
Assurer un suivi interactif
Demander un feedback de qualité

En structurant et en combinant les conversations de manière progressive, delibera permet aux dirigeants de mener des processus de gestion de manière asynchrone, plus collaborative, exécutive et numérique. Grâce à une intégration étonnamment facile dans Teams, avec un enrichissement mutuel.

Séquence de modèles pour renforcer l'utilisation de Microsoft 365/Teams pour les équipes de direction

Communication et activités quotidiennes

Délibérations pour penser, décider et suivre

Envoyer et recevoir des messages, chatter

Avoir des vidéoconférences

Sur Teams ou en vidéoconférence, on identifie un problème majeur qui requiert une réflexion approfondie et on structure la conversation sur delibera avec les personnes appropriées

Collecter des idées

Prioriser les initiatives et les projets

Partager et éditer des documents

Sur Teams on informe sur l’état de la conversation sur delibera

Les projets classés prioritaires dans delibera sont ceux qui sont mis en œuvre

Gérer efficacement les réunions

Prendre des décisions

Gérer des tâches

Dans delibera, l'avancement des projets est validé avec les utilisateurs et les parties prenantes clés: ils apportent de nouvelles tâches au Planner

Réaliser un suivi interactif

Gérer des projets

.Les doutes et les décisions complexes sont identifiés dans les projets et clarifiés dans delibera

Demander un feedback de qualité

Exemple de paramétrage de Teams pour les comités de direction

Cas de succès

Le directeur de la communication et du marketing d'une big 4 utilise delibera intégré dans Teams pour gérer les interactions de son comité de direction. Il a créé des onglets appropriés pour accéder aux modèles de délibération de Réunions, Suivi et autres pour des délibérations spécifiques. Le résultat est perceptible: des réunions virtuelles plus courtes, une plus grande capacité de réflexion et une prise de décision plus agile en faisant ressortir le meilleur de chaque personne.

Le bureau de transformation des opérations d'une grande banque utilise delibera pour gérer l'optimisation des processus par vagues trimestrielles. Avec le modèle Idées, ils identifient les initiatives à mettre en œuvre, en impliquant tout le personnel du département des Opérations. Dans le cadre de Teams, il reste en contact avec toutes les parties prenantes clés du bureau et organise des réunions virtuelles. Dans delibera, il priorise les initiatives à l'aide du modèle Scores, avec le modèle Suivi, il suit l'évolution hebdomadaire de 50 projets (15 minutes pour chacun) sans avoir besoin de se réunir. Le retour d'information garantit la qualité des produits livrables. Tout cela élève les niveaux d'efficacité et d'efficience, à la plus grande satisfaction des utilisateurs et des gestionnaires.

Les groupes de travail Agile d'une multinationale technologique de premier plan combinent les modèles delibera avec les fonctionnalités de l'environnement Microsoft 365, accédant par le biais des équipes pour réaliser leur travail d'une manière beaucoup plus collaborative, orientée vers le client, exécutive et numérique. Les insights pour les user stories sont collectés à l'aide d'un modèle d‘Idées. Elles sont classées par ordre de priorité en fonction de leur impact et de leur faisabilité à l'aide d'un modèle de Scores. Les tâches sont gérées dans MS Planner ou MS Projects en fonction de leur complexité. Les réunions avec d'autres départements sont formalisées dans le modèle de Réunion. Les workshops sont menés de manière 100% numérique, avec différentes séquences de modèles. Et la validation par l'utilisateur se fait à l'aide du modèle de Feedback, tant pour l'analyse fonctionnelle que pour les PMV ou les livrables finaux.

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