Optimizar reuniones y comités

Cuándo aplica

Cuando queremos optimizar el funcionamiento de reuniones o comités importantes, como los comités de dirección, los comités de cada departamento, consejos ejecutivos con asesores, comités de transformación, reuniones de seguimiento de grupos de trabajo, reuniones importantes con proveedores o partners. No todas las reuniones requieren ser optimizadas. Pero sí aquellas en las que es importante pensar juntos para tomar las mejores decisiones, asegurar entendimientos y clarificar responsabilidades. Aprovechando el tiempo y las capacidades de los asistentes.

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Problema que resuelve

Exceso de reuniones, largas e improductivas, donde se desaprovecha talento y conocimientos. Generando frustración.

  • Pasábamos reunidos hasta un 70% de nuestro tiempo.

  • En la mayoría de los casos no se logra terminar de tratar los temas: demasiados temas, demasiado complicados, faltan información y/o personas.

  • Unos pocos monopolizan la palabra, muchos no intervienen.

  • Muchas reuniones terminan en indefinición y vaguedad.

  • Las actas (si se hacen), se pierden en los hilos del email.

Valor añadido por delibera

Reduce el número y el tiempo de las reuniones importantes (evitándolas en muchos casos), optimizando su formato y resultado, haciéndolas más estimulantes y ejecutivas, principalmente a través de una plantilla expresamente desarrollada para ello.

  • Permite deliberar antes, durante y después, llegando pensados, con la información y con las personas adecuadas.

  • Facilita el entendimiento de los objetivos, el cumplimiento de una agenda, el acceso a la información necesaria.

  • Permite tomar decisiones evitando sesgos y recogiendo los inputs de todos los participantes, midiendo y reconociendo la colaboración.

  • Formaliza la toma de decisiones, con las tareas, responsables y fechas para su seguimiento impulsando el empowerment y la accountability del equipo.

  • Permite acceder de forma ordenada a las actas para trazabilidad.

  • Proporciona feedback al sponsor de la reunión para la mejora continua de su gestión.

Secuencia de plantillas para optimizar reuniones y comités 

Pre- reunión 1

Ideas

Recoger ideas sobre como resolver el problema de la reunión

Plantilla clave en este uso

Reunión 1

Reunión

Post reunión 1 y pre- reunión 2

Seguimiento

Feedback

Reunión 2

Reunión

Ranking

Conversaciones online durante la propia reunión para evitar sesgos

Decisión

Reuniones más eficaces y eficientes con decisiones formalizadas y trazables (actas)

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Casos de éxito

  • El CEO de una empresa internacional líder del sector de comunicaciones, optimiza con delibera todos sus comités de dirección mensuales, formalizando conclusiones, decisiones y próximos pasos con responsable.

  • El Responsable de transformación global de una empresa líder del sector de seguridad optimiza sus reuniones semanales con sus homónimos en 11 países, utilizando la plantilla de reuniones de delibera, formalizando acuerdos y compromisos.

  • Los Responsables de proyecto de células Agile de una empresa de referencia del sector asegurador utilizan la plantilla de reuniones para formalizar los acuerdos con las distintas áreas usuarias de los productos mínimos viables que van entregando.

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