Optimizar reuniones y comités

Cuándo aplica

Reuniones o comités importantes, como los comités de dirección, los comités de cada departamento, consejos ejecutivos con asesores, comités de transformación, reuniones de seguimiento de grupos de trabajo, reuniones importantes con proveedores o partners. No todas las reuniones requieren ser optimizadas. Pero sí aquellas en las que es importante pensar juntos para tomar las mejores decisiones, asegurar entendimientos y clarificar responsabilidades.

Problema que resuelve

Exceso de reuniones, largas e improductivas

  • Pasábamos reunidos hasta un 70% de nuestro tiempo

  • En la mayoría de los casos no se lograba terminar los temas

  • Unos pocos monopolizan la palabra, muchos no intervienen

  • Muchas reuniones terminan en indefinición y vaguedad

  • Las actas (si se hacen), se pierden en los hilos del email

Valor añadido por delibera

Reduce el número y el tiempo de las mismas (evitándolas en muchos casos), optimizando su formato y resultado, haciéndolas más estimulantes y ejecutivas, principalmente a través de una plantilla expresamente desarrollada para ello.

  • Permite deliberar antes y después, llegando pensados, con la información y con las personas adecuadas

  • Facilita el entendimiento de los objetivos, el cumplimiento de una agenda, el acceso a la información necesaria

  • Permite tomar decisiones evitando sesgos y recogiendo los inputs de todos los participantes, midiendo y reconociendo la colaboración

  • Formaliza la toma de decisiones, con las tareas, responsables y fechas para su seguimiento impulsando el empowerment y la accountability del equipo

  • Permite acceder de forma ordenada a las actas para trazabilidad

  • Proporciona feedback al sponsor de la reunión para la mejora continua

Secuencia de plantillas para optimizar reuniones y comités 

Pre- reunión 1

Ideas

Recoger ideas sobre como resolver el problema de la reunión

Reunión 1

Reunión

Plantilla clave en este uso

Post reunión 1 y pre- reunión 2

Seguimiento

Feedback

Reunión 2

Reunión

Ranking

Conversaciones online durante la propia reunión para evitar sesgos

Decisión

Reuniones más eficaces y eficientes con decisiones formalizadas y trazables (actas)

© Copyright delibera 2020. Todos los derechos reservados

Caso de éxito

  • En una empresa internacional líder del sector de comunicaciones, el CEO optimiza con delibera todos sus comités de dirección mensuales

  • El responsable de transformación global de una empresa líder del sector de seguridad optimiza sus reuniones semanales con sus homónimos en 11 países, utilizando la plantilla de reuniones de delibera

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