Acelerar la ejecución con oficinas de transformación avanzadas

En organizaciones que apuestan de una forma decidida por la transformación, donde las PMOs, las oficinas de proyectos o de transformación son la clave para diseñar y coordinar el cambio requerido. Y donde la complejidad e incertidumbre sin precedentes del reto que afrontan, les exige una nueva forma de trabajar para evitar el colapso y ser más “responsive” e interactiva con la organización.

El nuevo entorno competitivo plantea nuevas dificultades que están sobrepasando a las oficinas de transformación/PMOs “tradicionales”.

• El número de proyectos se ha multiplicado exponencialmente y cada área/persona defiende los suyos como críticos, generándose nuevos silos.

• Los conocimientos y las ganas de transformar están muy dispersos: es difícil recogerlos e involucrarlos.

• Las nuevas metodologías de gestión de proyectos “Agile”, aunque aportan, se están quedando cortas para grupos transversales.

• No se consigue realizar el seguimiento con la frecuencia, profundidad y apoyo necesarios; se limitan a recoger y agrupar reportings de avances de tareas, cuando los proyectos son inciertos (“rara vez waterfalls”) y requieren supervisión orientada al apoyo y eliminación de obstáculos.

• Los entregables no acaban de recoger las necesidades de usuarios.

No se consigue impulsar y sincronizar la transformación como se necesita.

Inyectar a las Oficinas de Transformación una herramienta y filosofía de gestión avanzada mucho más interactiva con el conjunto de la organización, que asegure la coherencia y agilidad del cambio extraordinario que se les pide.

• Superando los grandes y nuevos retos a los que se enfrentan, derivados del nuevo entorno.

• Con un nuevo modelo de funcionamiento mucho más ágil, colaborativo, ejecutivo y digital, que le permita identificar, priorizar, decidir y seguir de una manera mucho más eficaz y eficiente. Asegurando el impacto de todo lo que se pone en marcha mediante la recogida de un feedback de calidad.

• Posibilita gestionar muchos más proyectos e iniciativas con la cercanía que se requiere para evitar nuevos silos, con muchas menos personas dedicadas y eliminando reuniones.

Acelera la transformación, midiendo y reconociendo la colaboración.

Secuencia de plantillas para acelerar la ejecución de las oficinas de transformación

Identificación de oportunidades 

Recoger las necesidades y oportunidades de actuación de todas las áreas, identificando changemakers 

Priorización

Poder priorizar iniciativas y proyectos entre muchos asegurando la visión global y alineamiento

Formalizar decisiones para asegurar trazabilidad, empowerment y accountability 

Poder seguir cientos de iniciativas con un modelo de supervisión orientada al apoyo (70%), dedicándoles 10min a la semana, sin necesidad de reunirse 

• Visión de conjunto para el equipo de liderazgo

• Posibilidad de medir y reconocer la colaboración a través del índice de colaboración

• La Oficina de Transformación avanzada de una empresa líder mundial del sector de bienes de consumo es capaz de gestionar con delibera cientos de conversaciones e iniciativas que afectan a más de 50 países y 25.000 personas, minimizando desplazamientos, reuniones y eventos, maximizando el impacto en el negocio.

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• La Oficina de Transformación del área de Operaciones de un banco líder es capaz de identificar y ejecutar cientos de iniciativas de cambio con delibera, involucrando a casi 1.000 personas, identificando changemakers y con una dotación de recursos muy reducida: solo dos personas.

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• La Oficina de Transformación Digital de un banco líder, optimiza la gestión y seguimiento de cientos de grupos de trabajo transversales, superando las limitaciones del Agile, principalmente con la plantillas de seguimiento y de feedback de delibera.