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Crowdoptimización colaborativa de procesos, costes, riesgos y UX

Cuándo aplica

Cuando se requiere involucrar a un número elevado de personas para mejorar algo, dado que el conocimiento está muy repartido dada la fragmentación y complejidad de la actividad. Para recoger sugerencias de mejora para la optimización de productos, servicios, canales, procesos operativos, comerciales, o iniciativas de cualquier tipo. También para identificar iniciativas de mejora de margen, de ahorro o eficiencias, riesgos, sinergias... Y hacerlo con orden, en tiempo reducido y motivando a la organización.

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Problema que resuelve

Las áreas y las actividades que se realizan en las empresas, así como los procesos que las sustentan se han multiplicado y complejizado de forma exponencial en la última década. De hecho, en buena parte no existen inventarios de esos procesos, ni están codificados. Optimizarlos se convierte en un trabajo ímprobo si tenemos que primero diseñar la situación actual (“el AS IS”) para luego rediseñar la objetivo (“el TO BE”). Optimizar procesos así lleva demasiado tiempo, demasiado coste.

Puede que no tengamos esos procesos codificados pero las personas que trabajan con ellos en el día a día si saben, donde están los puntos de fricción, que falla, por dónde podrían venir las mejoras…

El problema es que hay que llegar a muchas personas porque cada una ve una parte del proceso o de la experiencia UX. En las organizaciones se ignora o desperdicia una gran parte de los conocimientos e insights necesarios para esa optimización de procesos, dispersos entre muchas personas de distintos niveles, porque no es fácil acceder a ellas y hacerlo con orden.

  • Los canales actuales como las reuniones, las encuestas o las plataformas de comunicación, incluso los digitales, son insuficientes.

  • Las plataformas especificas de innovación son muy complejas y rígidas.

  • Las nuevas formulas “Datatones” y “Hackatones” son puntuales; requieren mucho esfuerzo de organización y digestión.

  • Hacerlo con equipos Agile, es demasiado poco ágil.

Valor añadido por delibera

  • Poder recoger oportunidades de optimización de procesos, costes, riesgos y UX en tiempo récord, accediendo a muchas personas, categorizándolas y valorándolas de forma sencilla para su tratamiento posterior.

  • Impulsando la interacción entre quien pide las ideas y quien las aporta, así como con el resto del colectivo.

  • Poder priorizarlas también entre todos en función de su impacto potencial, facilidad de implantación, encaje estratégico u otros criterios relevantes.

  • Identificando changemakers en el camino, midiendo y reconociendo la colaboración.

  • Realizar un seguimiento ágil y colaborativo de las que se pongan en marcha.

  • Realizar este ejercicio en 8-10 semanas, con poco esfuerzo de coordinación.

Secuencia de plantillas para recoger oportunidades de optimización de procesos y UX

Recoger ideas 

Ideas

De colectivos amplios, categorizándolas  

Filtrar y priorizar

Puntuaciones

En función de impacto y factibilidad, con personas clave

Decidir

Decisión

Equipo de liderazgo

Plantillas clave en este uso

Ejecutar

Seguimiento

Responsables de iniciativas

Movilizar la gran cantidad de conocimiento y energía dispersa por la organización para optimizar procesos y UX en tiempo record

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Casos de éxito

  • El Responsable de Transformación en EMEA de una empresa líder de bienes de consumo con más de 25.000 empleados utiliza delibera (“Crowdsavings”) para generar oportunidades de ahorro en el ámbito de la logística y el supply management. Se consiguen +1.000 ideas en pocas semanas y generado una cantidad importante de ahorro y eficiencia.

  • El Director de Operaciones de un banco líder con la ayuda del responsable de Transformación Digital, utiliza delibera (”crowdoptimization”) para optimizar los más de 500 procesos operativos, involucrando a todo el personal de su organización, en 8 semanas, con un nivel de satisfacción con el resultado y el proceso seguido de 9,5/10. Se identifican y priorizan 55 grandes iniciativas cuya implantación se realiza al 70% en 3 meses.

  • El Director de Riesgos de un banco líder utiliza delibera (“crowdrisks”) para identificar y priorizar, con una representación de la organización, los principales riesgos a los que se enfrenta la institución, cumpliendo así una de las exigencias del regulador, como consecuencia del trabajo en remoto, para después poner en marcha una serie de controles efectivos.

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