Agilizar seguimiento con empowerment y accountability
Cuándo aplica
Cuando un líder o una PMO, oficina de transformación o de proyectos necesita hacer seguimiento de los numerosos proyectos, iniciativas, programas o compromisos que pone en marcha, en un diálogo interactivo con los responsables de llevarlos a cabo, asumiendo que en gran medida, son actuaciones inciertas, con unos niveles de complejidad y ambigüedad elevados.
Problema que resuelve
La transformación está multiplicando exponencialmente el número de proyectos e iniciativas que se lanzan; los líderes no dan abasto para poder hacer el seguimiento con la frecuencia y profundidad necesarias.
-
Exceso de reuniones presenciales o por videoconferencia de seguimiento.
-
Los plazos del seguimiento no se adecuan a las necesidades de los responsables de ejecutar.
-
La metodología “waterfall” o Agile, de reporte de KPIs no es adecuada dada la incertidumbre de los proyectos.
-
Más tiempo dedicado a generar reportes que a trabajar.
Si no se les hace el seguimiento adecuado, los proyectos se bloquean, solapan o desvían, malgastándose recursos y ralentizándose la transformación.
Valor añadido por delibera
Facilita el llevar a cabo un seguimiento on-line más sistemático, frecuente, “responsive” (supervisión orientada al apoyo) y eficiente por parte del líder y/o la oficina de proyectos encargada.
-
Reorientando los proyectos y redimensionándolos con agilidad.
-
10-15 min por proyecto, online, eliminando o minimizando reuniones presenciales
-
Combinando lo cuantitativo (KPIs) con lo cualitativo.
-
Aumenta el empowerment, accountability y el engagement, facilitando el liderazgo.
-
Trazabilidad de los avances.
Se acelera la transformación al incrementarse el impacto y reducirse el "time to market” de las iniciativas que se ponen en marcha, sincronizándolas.
Secuencia de plantillas para agilizar seguimiento con empowerment y accountability
Plantillas clave en este uso
Enfocar y asumir
Reporting interactivo 1
Entre reportes
Reporting interactivo 2
Cerrar
Entender, clarificar y acordar objetivos, recursos y esfuerzos del encargo entre el lÃder y el responsable.
Seguimiento
-
% de consecución y comentarios
-
Reportar #'s
-
Explicar desviaciones y proponer medidas
-
Recibir sugerencias directrices y apoyos de la persona que encarga el proyecto
Aceptación formalizada
Informar y deliberar sobre cualquier cuestión relevante, alerta, cuello de botella, ayuda o reunión requerida, sin tener que esperar hasta la próxima reunión
Realizar seguimiento de los avances sin tener que reunirse
Seguimiento
Extender o asegurar cierre apropiado
Mantener otras conversaciones online relacionadas con la iniciativa o proyecto​
Reunión
Recursos
Debate
Ideas
Decisión
Ranking
Seguimiento mucho más ágil, con empowerment y accountability (supervisión orientada al apoyo)
© Copyright delibera 2024. Todos los derechos reservados
Casos de éxito
-
El CEO de una empresa líder de comunicaciones y RRPP utiliza la plantilla de seguimiento de delibera para monitorizar el avance de un compromiso critico adquirido por un miembro de su comité de dirección para el desarrollo de un nuevo producto
​
-
El Director de la Oficina de Transformación del área de Operaciones de un banco líder a nivel global realiza con delibera el seguimiento de un centenar de proyectos con una frecuencia semanal, con el suficiente entendimiento para ayudarles a avanzar y resolverles obstáculos y dedicando 1 persona dos días a la semana
​
-
El Director de Ventas de un grupo líder en medios de comunicación utiliza delibera para seguir las ventas de eventos, recogiendo con orden los resultados y las gestiones de las distintas áreas
12