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Agilizar seguimiento con empowerment y accountability 

Cuándo aplica

Cuando un líder o una PMO, oficina de transformación o de proyectos necesita hacer seguimiento de los proyectos, iniciativas, programas o compromisos que pone en marcha, en un diálogo interactivo con los responsables de llevarlos a cabo, asumiendo que  en gran medida, son actuaciones inciertas, con unos niveles de complejidad y ambigüedad elevados.

Problema que resuelve

La transformación está multiplicando exponencialmente el número de proyectos e iniciativas que se lanzan; los líderes no dan abasto para poder hacer el seguimiento con la frecuencia y profundidad necesarias.

  • Exceso de reuniones presenciales de seguimiento

  • Los plazos del seguimiento no se adecuan a las necesidades de los responsables de ejecutar

  • La metodología “waterfall” o Agile, de reporte de KPIs no es adecuada dada la incertidumbre de los proyectos

  • Más tiempo dedicado a generar reportes que a trabajar

  • Cada equipo presenta sus datos en un formato distinto

Si no se les hace el seguimiento adecuado, los proyectos se bloquean, solapan o desvían, malgastándose recursos y ralentizándose la transformación.

Valor añadido por delibera

Facilita el llevar a cabo un seguimiento on-line más sistemático, frecuente, responsive  (supervisión orientada al apoyo) y eficiente por parte del líder o la oficina de proyectos encargada.

  • Reorientando los proyectos y redimensionándolos con agilidad

  • 10-15 min por proyecto, on-line, eliminando o minimizando reuniones presenciales

  • Combinando lo cuantitativo (KPIs) con lo cualitativo

  • Aumenta el empowerment, accountability y el engagement, facilitando el liderazgo.

  • Trazabilidad de los avances

Se acelera la transformación al incrementarse el impacto y reducirse el ”time to market” de las iniciativas que se ponen en marcha, sincronizándolas entre ellas.

Secuencia de plantillas para agilizar seguimiento con empowerment y accountability 

Enfocar y asumir

Reporting interactivo 1

Entender, clarificar y acordar objetivos, recursos y esfuerzos del encargo entre el líder y el responsable.

Aceptación formalizada

Seguimiento

  • % de consecución y comentarios

  • Reportar #'s 

  • Explicar desviaciones y proponer medidas

  • Recibir sugerencias directrices y apoyos de la persona que encarga el proyecto 

Plantillas clave en este uso

Entre reportes

Informar y deliberar sobre cualquier cuestión relevante, alerta, cuello de botella, ayuda o reunión requerida, sin tener que esperar hasta la próxima reunión

Reporting interactivo 2 

Cerrar

Seguimiento

Extender o asegurar cierre apropiado

Realizar seguimiento de los avances sin tener que reunirse

Mantener otras conversaciones online relacionadas con la iniciativa o proyecto​

Reunión

Recursos

Debate

Ideas

Decisión

Ranking

Seguimiento mucho más ágil con empowerment y accountability (supervisión orientada al apoyo)

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Caso de éxito

  • El CEO de una empresa líder de comunicaciones y RRPP utiliza la plantilla de seguimiento de delibera para monitorizar el avance de un compromiso adquirido por un miembro de su comité de dirección para el desarrollo de un nuevo producto

  • El director de la oficina de transformación del área de operaciones de un banco líder a nivel global realiza con delibera el seguimiento de un centenar de proyectos con una frecuencia semanal, con el suficiente entendimiento para ayudarles a avanzar y resolverles obstáculos

  • El director de ventas de un grupo líder en medios de comunicación utiliza delibera para seguir las ventas de eventos

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